Assistant de Direction H/F

Description de l'offre

Mission du service / positionnement hiérarchique :

La Direction des Systèmes d’Information (DSI) définit et met en œuvre la politique de l’Université en matière de Systèmes d'information, en phase avec la stratégie de l'Université et en appui des directions métiers et de l’ensemble des équipes opérationnelles. Elle met à disposition de tous les moyens informatiques d'intérêt général permettant de développer la recherche, l'enseignement et d'accroître l'efficacité de la gestion de l'Université.

Le poste est rattaché à l’équipe de direction de la DSI.

Missions principales de l’agent.e :

• Gérer les agendas de l’équipe de direction de la DSI, contrôler les échéances


• Organiser des réunions avec des représentants de toutes directions et services internes et des interlocuteurs externes


• Assister à des réunions et en rédiger les comptes-rendus


• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité de la direction et des réunions, séminaires ou manifestations organisées par la direction


• Réceptionner et distribuer le courrier et les livraisons, hors manutention


• Instruire les dossiers d’engagement et de commande en vérifiant leur régularité juridique, administrative et financière


• Participer à la gestion administrative, financière et des ressources humaines de la DSI en appliquant les procédures dédiées


• Organiser la documentation numérique et papier de la direction, hors documentation technique


• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes de la direction, hors demandes de support informatique


• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données et des tableaux de bord relatifs à la gestion


• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur


• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe

Profil recherché

Connaissance, savoir :

• Bonne maîtrise des outils de bureautique (traitement de texte, tableur, logiciel de présentation) et d’au moins un outil de visioconférence tel que Teams ou Zoom


• Connaissance des actes de gestion financière dans un établissement public


• Connaissance du code des marchés publics

Savoir-faire :

• Maîtrise de la communication écrite et orale

Savoir-être :

• Sens de l’organisation


• Discrétion et sens de la confidentialité


• Rigueur


• Aptitude au dialogue et à l’écoute


• Dynamisme

À propos de Université Paris - Saclay

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.


• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.


• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique


• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.