Secrétaire du département GEA F/H

Description de l'offre

Mission

Assurer l'accueil, la gestion administrative et contribuer à la gestion pédagogique du département Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA).

Activités principales

Rattaché(e) hiérarchiquement au chef de département et au responsable des services administratifs, vos activités sont les suivantes :

Assurer l’accueil et la gestion administrative du département 

• Accueillir, informer et orienter les divers interlocuteurs (enseignants, étudiants, entreprises et vacataires)


• Réceptionner, traiter et diffuser l’information au sein du département (offres de stage, offres d’emplois, demandes d’informations, demande de rendez-vous...)


• Rédiger et transmettre les courriers administratifs


• Mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion o Mettre en place des modes de classement et d'archivage accessibles à tous

Contribuer à la gestion pédagogique du département en assurant l’interface avec le chef de département et les responsables pédagogiques

• Enregistrer les inscriptions pédagogiques dans Apogée


• Modifier des informations dans Apogée (Adresse mail, postale et numéro de téléphone)


• Editer les relevés de notes et envoyer les attestations de réussite (à la demande des étudiants)


• Gérer les absences (SCODOC)


• Stage : gérer les conventions de stage (AREXIS) et mise à jour de la base de données Afficher la liste des membres du Jury / classeur - envoi et centralisation des fiches d'évaluation


• Afficher la liste des membres du Jury


• Impression et affichage la publication des résultats après les jurys


• Modification des emplois du temps "changement simple" dans ADE (changement de salle, changement validé entre enseignant (permutation), changement de créneau et date)


• Gérer les tiers temps aux évaluations en lien avec la passerelle handicap


• Préparer les copies d'examen (+ Brouillon) et les PV d'émargement, liste d'étudiants, positionnement dans les amphis

 Contribuer, en appui, au suivi des services d’enseignements du département en lien avec l’administration de l’IUT

• Vérification des dossiers de recrutement des vacataires dans SAGHE


• Vérification dans SAGHE des codes connecteurs (bascule APOGEE / ADE /SAGHE)


• Vérification dans SAGHE de la cohérence heures prévisionnels APOGEE et saisie ADE (signalement des dépassements)


• Saisie dans SAGHE de toutes les heures qui ne redescendent pas par ADE (Saé, autonomie, …)


• Compléter les tableaux de suivi (RH)

Assurer l'appui logistique du département

• Participer à l'organisation (achats, installation, …) des différentes manifestations du département (JPO, Cérémonie de remise de diplômes, …) et réserver les salles


• Participer à l’organisation des soutenances


• Transmettre les demandes (tickets GLPI) et besoins aux services techniques de l'IUT et en assurer le suivi

 Contribuer, en appui, à la gestion financière du département

• Établir des bons de commande et vérification des livraisons


• Vérifier les factures d'achat avec les commandes et devis


• Suivre le stock de matériels et de fournitures

Profil recherché

Formation et expérience professionnelle

Formation Bac orientée vers les métiers de l’administration ;

Bonne maitrise des outils bureautiques (suite Office, notamment Excel)

Une expérience dans l’utilisation des logiciels de l’université (SIHAM ; GOEPEC ; APOGEE ; SCODOC ; ADE) ou bien la capacité et l’envie de se former à ces outils seront appréciées ;

Connaître l'organisation et le fonctionnement du département et de l'IUT.

Compétences et qualités requises

Savoir rendre compte

Sens de l’organisation

Disponibilité

Polyvalence

Autonomie

Rigueur

Excellent relationnel

Capacité d'écoute et d'adaptation

MODALITÉS ET PROCESS DE RECRUTEMENT

Lieu d’exercice : Université d'Orléans, IUT d’Orléans

Prise de poste : Poste à pourvoir à partir de juin 2024

Type de contrat/Statut : Catégorie C, ouvert aux titulaires et contractuels (CDD 1an), temps plein

Postuler

Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. jusqu’au 14/06/2024

À propos de Université d'Orléans

Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.