Офис-менеджер, Воронеж

Job description

Обязанности:

·  Организация жизнедеятельности сотрудников различных функций в офисном пространстве:
·  организует и обеспечивает качественную работу офиса, организует рабочие места
·   контроль работ по уборке, эксплуатации и обслуживанию офиса  
·  Осуществляет взаимодействие с поставщиками:

- принимает участие в подборе и оценке офисного пространства для подразделений компании, согласовании и заключении договоров аренды

- обеспечивает хорошее состояние помещений, своевременно подает заявки на ремонт и переоборудование пространства в случае необходимости, осуществляет ремонтно-строительные и профилактические работы силами подрядчиков в рамках утвержденного бюджета, согласует все работы с арендодателем и государственными службами в случае необходимости

- организует переезды, временные и дополнительные офисы, перемещения сотрудников и команд как внутри офисного пространства, так и между офисными площадками компании.

- организует закупки офисной мебели и оборудования,

- принимает на баланс и контролирует расход товарно-материальных ценностей

- обеспечивает изготовление визитных карточек, аксессуаров с логотипом компании (пакеты, конверты, ежедневники) по заказам функций и за их счет.

- организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными

- занимается заказом воды и продуктов питания для сотрудников.

- осуществляет и контролирует своевременную оплату счетов для поставщиков в рамках административной функции, обработку платежных документов в системе САП,

- осуществляет выбор поставщиков товаров и услуг в рамках своей функции в соответствие с Политикой по закупкам компании, заключение и контроль исполнения договоров, своевременное согласование и продление договоров.

·  Осуществляет помощь в организации корпоративных мероприятий функциям-инициаторам
·  Подбирает и развивает команду административной функции в своей локации
·  Подготавливает, реализует и контролирует региональный бюджет в рамках утвержденного бюджета компании Требования:

·  высшее образование,
·  опыт работы на административных должностях в крупных компаниях от 3 лет,
·  знание компьютерных офисных программ, знание SAP – преимущество,
·  высокая ориентированность на внутренних клиентов,
·  организованность, умение расставлять приоритеты,
·  понимание командных принципов работы,
·  крайне желателен предыдущий руководящий опыт (1-2 человека в подчинении).