Assistant de service H/F

Description de l'offre

Vos missions consistent à assister administrativement le service Etudes et Paysage
(13 personnes) : la responsable de service dans l'accompagnement de ses missions
et les 4 unités du service (études, paysage, fermes urbaines et étoiles vertes).

Vos missions consistent à assister administrativement le service Etudes et Paysage (13 personnes) : la responsable de service dans l'accompagnement de ses missions et les 4 unités du service (études, paysage, fermes urbaines et étoiles vertes).
Pour l'ensemble du service :
Planification et organisation de la vie professionnelle des membres de l'équipe
Organiser l'agenda de la responsable de service et des responsables d'unités
Assurer une veille par rapport aux calendriers des instances et le suivi de l'inscription des dossiers à ces instances
Organiser des comités de pilotage stratégiques avec des élus métropolitains
Organiser les réunions et séances de travail des équipe(s) et en assurer si nécessaire la logistique (réservation salle et de véhicules, matériel...)
Assurer une veille par rapport aux calendriers des instances et le suivi de l'inscription des dossiers à ces instances
Assurer le suivi des conventions de financement (préparation des décisions, rédaction des courriers aux communes, tableau de bord…)
Assurer la transmission de documents ou d'informations (rapports, supports de présentation, conventions...), à la demande de la direction, et en l'absence des responsables concernés
Elaborer des tableaux de bord pour assurer le suivi de l'activité du service

Assistance administrative
Préparer les dossiers, la collecte et la mise en forme des informations nécessaires
Assurer le suivi des courriers sur le logiciel dédié
Saisir et rédiger des courriers, compte-rendus, notes et documents administratifs
Réaliser des documents de présentation type diaporama à partir du logiciel Adobe Indesign
Rédiger et mettre en forme des exposés, des délibérations pour les différentes instances, à partir des informations transmises par le chef de service et/ou les responsables d'unités
Imprimer des plans sur traceur en fonction des besoins du service
Assistance logistique
Recevoir et orienter les demandes
Aide à l'organisation d'événements, coordination (séminaire, journées avec partenaires extérieurs…)
Gérer les urgences (appels, changement de salles, vérification sur site...)
Outre ces missions transversales, certaines tâches peuvent être spécifiques à chaque unité et occasionnelles : déplacement sur site à la demande (prise de photo par exemple)
Sujétions:
L'assistante du service est intégrée au pôle des assistants.es de service. Des actions et temps communs sont mis en place afin d'assurer une transversalité des missions sur les différents services (permanences téléphoniques par roulement au sein du pôle).
Lieu de travail : Axéo - Mail Pablo Picasso
Télétravail possible à raison de 2 jours par mois

Profil recherché

Connaissances :
Connaissance des logiciels de bureautique (word, excel, power-point)
Connaissance de la collectivité
Techniques de secrétariat
Tableaux de bord et outils de planification et suivi
Connaissance du logiciel Indesign (formation possible si nécessaire)
Savoir-faire :
Polyvalence
Sens du travail en équipe
Autonomie et sens de l'initiative
Sens de la diplomatie dans le traitement des demandes
Bonne expression orale et écrite
Capacité d'organisation
Gestion des priorités et de l'imprévu

À propos de Nantes Métropole

Vos missions consistent à assister administrativement le service Etudes et Paysage
(13 personnes) : la responsable de service dans l'accompagnement de ses missions
et les 4 unités du service (études, paysage, fermes urbaines et étoiles vertes).