Chargé(e) d'accueil et service courrier H/F

Description de l'offre

* Assurer l'accueil physique et téléphonique du site :

-Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité
-Renseigner le public sur place ou par téléphone
-Recevoir, filtrer et orienter les appels
-Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence

* Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services/interlocuteurs :

-Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement du site (connaître l'organigramme de l'entreprise et les missions des différents services)
-Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de l'entreprise (propreté du hall, disposition des sièges, fontaine à eau…)
-Orienter le public vers les services ou interlocuteurs compétents, accompagner et présenter les visiteurs

* Gérer le courrier : Réceptionner, distribuer et expédier le courrier. Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée ».

-Assurer le traitement des courriers départ. Mettre sous pli et affranchir.
-Courrier arrivé : assurer la réception, le tri et la distribution dans les bannettes et réceptionner
-Courrier départ : collecter, affranchir et expédier les courriers
-Mise sous pli d'envoi en nombre (mailing) en cas de demande de l'entreprise
-Réceptionner les télécopies et diffusion aux services concernés
-Réceptionner les courriers recommandés, colis ou livraisons tout au long de la journée (tenue des carnets de réception)
-Veiller au respect des procédures concernant l'affranchissement du courrier

* Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels du site :

-Gérer la réservation et tenir le planning des salles du site
-Assurer la commande des matériels, produits d'entretien et de bureautique
-Assurer le classement et l'archivage des documents
-Gérer la régie photocopie (le cas échéant).

Profil recherché

Savoir-faire et compétences techniques :

-Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante :
-Poste informatique (logiciel de gestion du courrier)
-Photocopieur/fax, téléphone et fournitures de bureau.
-Machine de mise sous pli et d'affranchissement.
-Très bonne maitrise du Français (orthographe, grammaire)
-Connaître les procédures d'urgence (incendie, incident, malaises…)

Savoir être et compétences relationnelles :

-Maîtriser les techniques de communication
-Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils
-Savoir gérer les situations relationnelles difficiles
-Etre organisé, rigoureux, méthodique et précis
-Etre patient. Etre discret. Etre sérieux et efficace
-Sens de la diplomatie
-Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
-Garant de l'image de l'entreprise (bonne attitude, comportement adapté et tenue vestimentaire correcte)
-Grande disponibilité

Formations et expériences

Ce métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac (Bac professionnel, ...) dans le secteur des services, de l'assistanat d'entreprise, de l'accueil.
Il est également accessible avec une expérience professionnelle dans le secteur. La pratique de la bureautique peut être requise.

Contrat : CDD de 1 mois renouvelable avec cdi possible.
Durée du temps travail : 35 heures par semaine (temps complet)
Avantages : Mutuelle d'entreprise pour toute la famille, aide aux déplacements, restaurant d'entreprise et infrastructures sportives sur site. Parking gratuit.
Statut : Employé
Localisation : Aix en Provence.

Au sein d'HOPPS Group nous travaillons avec Audace, Plaisir et Agilité : Rejoignez-nous et devenez acteur d'un groupe révélateur de croissance !

Ouvert à toutes les compétences, HOPPS Group mène une politique handicap active et s'inscrit dans la dynamique des entreprises « handi-engagées »

À propos de Hopps Group

HOPPS Group est une holding spécialisée dans l'acquisition et le développement de sociétés à haut potentiel.
Depuis sa création en 2017, le Groupe se positionne comme un révélateur de croissance pour les entreprises qu'il accompagne. Avec 18 000 collaborateurs, le Groupe s'est progressivement spécialisé dans le redressement positif par la croissance et le développement pérenne de ses filiales, avec la mise à disposition de moyens, le déploiement de nouvelles orientations stratégiques et la création de synergies entre ses entreprises.
Le modèle d'accompagnement du Groupe repose sur des valeurs entrepreneuriales fortes, un savoir-faire démontré et ses expertises humaines et métiers. L'objectif du groupe repose sur un retour à la profitabilité de ses filiales en préservant le modèle social.

HOPPS Group est en ce sens engagé en faveur de l'entrepreneuriat local, du développement économique de la Région Sud et de la réduction de l'empreinte carbone de ses sociétés.