Impiegata/segretaria
02-2001 - OraAmministrazione Segretaria di direzione: funzione di filtro e di mediazione nella gestione dei processi di management e nelle relazioni fra i differenti livelli aziendali, smistamento della posta e delle telefonate, archiviazione pratiche, gestione dell’agenda personale del responsabile, preparazione di documentazione, prenotazione di viaggi, preparazione testi e presen-tazioni, note informative, riunioni, stesura report/statistiche, gestione scadenze e attività relative alla segreteria societaria.
Ufficio protocollo: con il compito di gestire interamente il sistema di gestione documentale nella fase di protocollazione della corrispondenza nei flussi di entrata e uscita capendone la priorità con smistamento e invio diretto a mezzo e-mail a tutti i responsabili e destinatari a cui la posta fosse indirizzata e riguardasse l’ambito del cantiere di lavoro.
Archiviazione informatica e cartacea dei documenti il tutto stabilendo delle liste di distribuzione e condividendo in modo ottimale le informazioni all'interno e all’esterno dell' azienda., consultabili in qualsiasi momento con criteri precisi di ricerca all’ interno del programma utilizzato.
Centralino: funzione di smistamento telefonate, accoglimento clienti/fornitori, smistamento corrispondenza in entrata e preparazione corrispondenza in uscita, rapporti con i corrieri, gestione e-mail pec.
Supporto ufficio assicurazioni e ufficio mezzi: preparazione di lettere ad enti e fornitori per la richiesta di pratiche di vario genere, controllo ordini di fornitura per individuare la richiesta di attivazione di assicurazioni particolari e ottenere copia di garanzie polizze, archiviazione documentazione, controllo estratti carte carburanti, inserimento e aggiornamento parametri assicurativi nei programmi utilizzati, smistamento polizze mezzi, aggiornamento bollo auto e relative scadenze.