Assistant (H/F)

Description de l'offre

COURBEVOIE(PLD)-COUPOLE(FRA)
Description du poste

Environnement :

L'entité Technologies comprend 8 métiers techniques principaux, et participe au développement des avant-projets, projets de développement de l'Exploration-Production de Total, au support des filiales, aux missions d'expertise, aux actions de recherche et développement. 3 autres départements non techniques participent à la bonne marche de l'entité.

Missions et activités :
- Gérer les agendas, organiser les rendez-vous, les réunions, réserver les salles de réunion
- Aider au lancement des outils informatiques de vidéo conférence dans les salles
- Organiser les déplacements, les visas, les hébergements
- Créer les notes de frais
- Gérer les arrivées/départs/mouvements de collaborateurs, stagiaires, apprentis, prestataires
- Gérer les bases de données « fournisseurs » et sites Sharepoint (mise à jour, administration) 
- Indiquer les absences des collaborateurs dans le planning dédié (Visual Planning) et les temps CATS personnels et ceux demandés
- Gérer le reporting des faits marquants (TEAMS)
- Faire le report des nouveaux bureaux stagiaires, prestataires parisiens (tableau Excel dédié)
- Demander les abonnements aux revues scientifiques, édition de référentiels
- Gérer les réunions, événements, etc.
- Accueillir les visiteurs et réceptionner les appels
- Accueillir, installer et assister les nouveaux arrivants
- Assurer les inscriptions aux formations et aux séminaires pour les équipes
- Gérer les listes de diffusion Outlook
- Gérer du planning du N+1 (planification des réunions et mise à jour du planning, etc.)
- Classer des documents de travail sur le réseau "Assistantes"
- Reporter les dépenses de fournitures, restauration pour les invités
- Imprimer, diffuser des documents
- Etablir des bons de commandes de -10 KE (BC10)
- Travailler des documents Word, Powerpoint, Excel
Réfèrence

29341BR
Pays

France
Durée du contrat

12.0
A propos de nous/Profil de l'entreprise

BETTER ENERGY NEEDS YOU

Donnez le meilleur de vous-même à l’énergie ! Rejoignez TOTAL : plus de 500 métiers différents dans 130 pays. Une entreprise responsable avec des standards de sécurité et d’éthique forts, des perspectives d’évolution de carrière variées, une culture de l’innovation et une mission partagée par les 100.000 collaborateurs du Groupe : rendre l’énergie meilleure jour après jour.

Profil recherché

Profil recherché

Profil recherché :

Vous êtes diplômé(e) BAC +2  Assistance/Secrétariat et recherchez une première expérience. Nous vous proposons un contrat de professionnalisation temps plein (CDD de 12 mois avec formation en interne: métier, bureautique, linguistique...).

Connaissances requises : 

Vous maîtrisez l'anglais (équipe internationale: il faut pouvoir communiquer, lire et rédiger en anglais)
Vous maîtrisez les outils informatiques de base (Word, Powerpoint, Excel)

Qualités requises :
- Esprit d'équipe (interaction entre l'équipe de Paris et celle de Pau)
- Solidarité

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ATTENTION, CE POSTE NE S'ADRESSE PAS AUX PERSONNES RECHERCHANT UNE ALTERNANCE AVEC UNE ECOLE.

Titre de séjour et autorisation de travail pour la période couverte par cette offre (la conclusion de ce contrat de professionnalisation ne permet pas la délivrance par l'administration d'une autorisation temporaire de travail).

Métier

Assistance - Secrétariat
Intitulé du poste

Assistant (H/F)
Unité de temps

Mois
Branche

Exploration-Production
Région, département, localité

92 - Hauts-de-Seine
Domaine professionnel

Assistance / Secrétariat
Niveau d’expérience requis

0- 3 ans
Salaire annuel brut maximum

SELON BAREME
Type d’emploi

CDD
Salaire annuel brut minimum

SELON BAREME