Asistente Administrativo

Job description

  Job facts

FINALIDAD DEL PUESTO:

·  Brindar soporte a las Gerencias de Diabetes Care en las tareas administrativas, asistenciales y operacionales para facilitar el logro de las metas establecidas para la división, bajo el empoderamiento promovido por la empresa y siguiendo las normas y políticas de la corporación.

PRINCIPALES RESPONSABILIDADES:

·  Asegurar el registro y control de agenda, cuentas de gastos, viajes, contratos, órdenes de compra.
·  Brindar soporte administrativo al Head de Diabetes Care Países Andinos, Gerente Comercial, Gerente de Acceso, Gerentes de Instituciones y Retail, Servicio al Cliente y Fuerza de Ventas, tales como elaboración de comunicaciones a clientes, apoyo en licitaciones, preparación de documentación para radicación de facturas entre otros.
·  Realizarel proceso de recolección de documentos requeridos por el área de compras para el ingreso de nuevos proveedores, elaboración de las requisiciones de la división, solicitud de órdenes de compra, revisión de factura y radicación de la misma, acorde a los procedimientos internos de la compañía.
·  Gestionar activamente con el área de comunicaciones toda la información necesaria, noticias y demás información relevante para que sea publicada en los diferentes medios que tiene la compañía, con el fin de que la unidad Diabetes Care tenga un rol protagónico dentro de Roche.
·  Participar en las reuniones de comité de Dirección de Diabetes Care y elaboración de la respectiva acta de reunión.
·  Asegurar la entrega del material promocional / insumos de bioseguridad a las áreas comerciales y Servicio al Cliente, según los ciclos de trabajo determinados y requerimientos de las áreas previa solicitud a la asistencia del área.
·  Soportar las solicitudes de Pharma Trials realizadas por Global.
·  Ser Learning Expert de la unidad
·  Ser Back Up del área de Customer Care.
·  Responsable de los contratos de la división: elaborarlo de acuerdo a los lineamientos del área legal, subirlo en la herramienta correspondiente, verificar que la documentación soporte este completa y correcta, asegurar que se cumplan los tiempos establecidos, gestionar firmas, polizas etc.
·  Responsable del archivo de la división cumpliendo con lacorrecta administración de documentos y archivo de los mismos, según nuestras políticas de Coremap
·  Administrar y ser National Champion de las herramientas digitales (Salesforce, Sharedpoint, Brandbox e Intranet)
·  Coordinar la logística y cotización de viajes, reservas, eventos y/o reuniones que tenga la división.Separación de salas, manejo de agendas y minutas para reuniones del área.
·  Realizar el requerimiento de útiles de oficina a través de la herramienta designada.
·  Realizar el reporte de gastos de las tarjetas corporativas de las Gerencias de Diabetes Care

REQUERIMIENTOS DEL PUESTO

EDUCACIÓN:

Titulación académica:

Profesional en carreras Administrativas o afines.

Idiomas:

Nivel Avanzado de Inglés.

EXPERIENCIA:

Periodo de tiempo:2 Años.

Áreas de Experiencia:Trámites administrativos, organización de agenda

Puestos Desempeñados:Asistente Administrativa, de Dirección o Comercial

Roche is an equal opportunity employer.
Business Support, Business Support > Administrative Support

·  Who we are

At Roche, 94,000 people across 100 countries are pushing back the frontiers of healthcare. Working together, we’ve become one of the world’s leading research-focused healthcare groups. Our success is built on innovation, curiosity and diversity.

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