Assistant De Direction H/F

Description de l'offre

Rôle & Mission

Rôle & Missions

 

Au sein du siège de l’entreprise, vous aurez pour rôle de seconder et d’assister le Directeur en le déchargeant des tâches administratives.

Vous serez en relation direct avec le Directeur auquel vous êtes rattaché et de manières régulières avec les autres services. Vous serez également mise en relations avec les partenaires extérieurs (prestataires, locataires, institutionnels…).

 

 

Vos missions seront les suivantes :

 

Assistance du Directeur :

·  Assure le secrétariat classique,
·  Réceptionne et filtre les appels téléphoniques,
·  Gère l’agenda du responsable hiérarchique et organise les réunions et les déplacements,
·  Accueille et renseigne les personnes en rendez-vous,
·  Rédige les courriers et comptes rendus divers,
·  En cas d’absence du Directeur, recueille et fait un retour des informations et gère les priorités.

 

Gestion de dossiers :

·  Prépare, en amont, pour le Directeur, les dossiers traités par celui–ci en vue de faciliter une prise de décision rapide et fiable,
·  Recherche toutes les informations nécessaires, y compris par des prises de contact extérieur,
·  Analyse les données,
·  Assure le suivi des dossiers du Directeur,
·  Classe les dossiers,
·  Est amenée à prendre en charge les dossiers de la Direction sur les logiciels métiers (PREM, SALVIA, GESPROJET…) en fonction du domaine de compétences.

 

 

Vous serez amené à participer à des réunions en dehors des plages horaires de travail habituelles.

Profil recherché

Profil recherché

 

Vous justifiez d’une expérience similaire sur ce même type de poste. La technique du secrétariat est exigée.

Vous maîtrisez parfaitement l’orthographe et la grammaire et vous avez connaissance des outils bureautiques.

La connaissance de l’anglais serait un plus.

 

Vos compétences sont les suivantes :

 

Savoir-faire :

·  Capacité à prévoir, anticiper, relayer et planifier,
·  Capacité à agir et réagir efficacement aux situations délicates,
·  Bonne maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers.

 

Savoir-être :

·  Respect des obligations de confidentialité et de discrétion,
·  Sens de l’organisation,
·  Rigueur et analyse,
·  Qualités relationnelles et rédactionnelles,
·  Autonomie et capacité de prise de décisions.

 

Possibilité de mobilité entre emplois (assistante administrative qualifiée, gestionnaire RH, Responsable des services généraux…)