CHARGE DE SECRETARIAT DE DIRECTION (H/F) CDD

Description de l'offre

Contexte et enjeux

La Caisse Primaire Centrale d’Assurance Maladie des Bouches-du-Rhône recrute un Chargé de secrétariat de direction (H/F) en contrat à durée déterminée.

Organisme de l’Assurance Maladie, la CPCAM des B.D.R. exerce ses missions auprès de 1,9 million de bénéficiaires et verse plus de 10 milliards d’euros de prestations par an. Elle gère également un Centre d’Examens de Santé.

Actuellement, la CPCAM des B.D.R compte 2044 salariés dont 11 agents de direction qui pilotent l’activité.

L’agent recruté sera rattaché au cabinet de la Direction de la Gestion du Risque et du Contrôle Contentieux (DGRCC).

Votre mission

·  Missions principales de la Direction de la Gestion du Risque et du Contrôle Contentieux (DGRCC)

La DGRCC est composée d’une sous-direction, « la Sous-Direction du Contrôle Contentieux (SDCC) », et de 4 départements: Relations avec les Professions de Santé, Régulation, Gestion Hospitalière, Action Sanitaire et Sociale/Promotion de la Santé.

Elle est chargée de mettre en œuvre les orientations de Gestion du Risque et de lutte contre la fraude qui découlent des directives nationales et règlementaires.

Le cabinet de la DGRCC a pour missions principales d’assister le directeur dans l’organisation et la conduite de son activité, relayer la stratégie et les décisions du directeur auprès des départements, assurer l’interface avec les départements/services de la direction, coordonner les activités de la direction, gérer et suivre les dossiers particuliers confiés par le directeur… .

Il dispose d'un secrétariat mutualisé avec la SDCC.

·  Missions principales du Chargé de secrétariat de Direction

- Faciliter la gestion quotidienne de l’activité de l’Agent de Direction : gestion de l’agenda, de la messagerie, organisation des déplacements, prise de RDV, organisation des réunions (réservation des salles, invitations..).

- Assurer l’interface entre l’Agent de Direction et les services internes : accueil physique et téléphonique, relai des informations ascendantes et descendantes, tri/classement et ventilation du courrier dans les départements/services.

- Préparer et suivre les dossiers transverses de la Direction : constitution des dossiers de l’AD, vérification et préparation des parapheurs, suivi et respect des échéances, édition et retour des courriers signés scannés aux services du contentieux, suivi du circuit des signatures, organisation de la traçabilité et de l’archivage des informations (lettres réseau, textes règlementaires..).

- Activités administratives : gestion des stocks, commande des fournitures, traitement des problèmes administratifs courants

Activités secondaires : Rédiger des procédures de travail inhérentes au secrétariat et proposer, adapter et faire évoluer les modes opératoires dans une démarche d’amélioration continue du service.

·  Enjeux et difficultés du poste

Le secrétariat de la DGRCC est mutualisé avec la SDCC.

A ce titre, l’agent recruté devra s’approprier les missions et les activités des différents départements qui composent la Direction et la Sous-Direction.

Il devra faire preuve d’une grande rigueur notamment dans le respect des échéances liées aux procédures contentieuses.

·  Conditions d’emploi et spécificités du poste

Le chargé de secrétariat devra s’adapter à la variation de la charge de travail et à la diversité des tâches du fait notamment de la mutualisation avec la SDCC.

Il sera amené à travailler en collaboration avec les départements/services et faire le lien avec l’Agent de Direction.

Il devra également respecter les règles du secret professionnel et de confidentialité (indispensables dans le cadre de la lutte contre la fraude), et faire preuve de grandes facultés d’adaptation.

Le candidat retenu devra se conformer aux exigences de la politique de sécurité du système d’information.

Votre profil

Technicité :

·  Connaître l’environnement institutionnel et son organisation,
·  Réaliser les tâches inhérentes au secrétariat (prise de RDV, gestion des agendas, classement, frappe et mise en forme de courriers, suivi des échéances, mises sous plis, scannérisation de documents…),
·  Organiser et assurer le suivi des réunions (constitution de dossiers, recherche d’informations, prises de contacts, réservation et gestion des aspects logistiques de la salle...),
·  Connaitre les outils informatiques et bureautiques.

Implication :

·  S’approprier les missions et activités des différents services/départements,
·  Savoir travailler en équipe et s’adapter aux évolutions,
·  Participer à l’amélioration des procédures de travail dans son domaine d’activité,
·  Etre en capacité d’analyser et d’alerter sa hiérarchie sur les difficultés rencontrées,
·  Se rendre disponible pour répondre aux contraintes du service,
·  Etre force de proposition.

Efficience :

·  Organiser l’activité en fonction des priorités,
·  Identifier les attentes du directeur et les anticiper,
·  Gérer l’agenda du directeur et planifier des rendez-vous,
·  Suivre le circuit des parapheurs de la signature à l’expédition,
·  Suivre l’état d’avancement des dossiers relevant de la gestion courante (stocks, commande...),
·  Repérer les situations atypiques lors du traitement d’un dossier, alerter les interlocuteurs et le directeur.

Autonomie :

·  Organiser l’activité pour faire face à la variation de la charge de travail,
·  Analyser une situation complexe et mettre en œuvre des solutions adaptées,
·  Rechercher des informations sur les fichiers, bases documentaires et applicatifs inhérents à son domaine d’activité,
·  S'assurer du respect des délais et des échéances,
·  Savoir rechercher et obtenir les informations auprès des services internes en mobilisant le cas échéant des expertises particulières.

Relationnel :

·  Travailler en collaboration avec les membres du cabinet et les responsables de départements/services,
·  Assurer la circulation des informations,
·  Faire preuve de diplomatie, de discrétion et de confidentialité,
·  Savoir créer un climat de confiance et de dialogue,
·  Adapter son comportement et son langage aux interlocuteurs.

Votre formation

·  Bac+2
·  Formation professionnelle secrétariat/techniques administratives
·  Grandes facultés d'adaptation
·  Sens de l'organisation et du travail en équipe
·  Capacité à prioriser
·  Règles du secret professionnel
·  Formation juridique souhaitée

Informations complémentaires

Le Service Développement RH étudie à compétences égales toutes les candidatures, dont celles des personnes RQTH.

CDD à temps complet de 3 mois éventuellement renouvelable pour 2 mois et demi.

Site d’exercice : Centre Administratif de Valmante – 56 chemin J.Aiguier 13009 Marseille

Poste à pourvoir si possible dès le 1 er octobre 2020

Rémunération mensuelle brute : 1929,09 € à 2098,44 € selon profil + gratifications + tickets restaurant + CSE

Les candidatures devront être adressées au plus tard le 4 septembre 2020.

Les entretiens individuels avec un jury auront lieu le 22 Septembre 2020.